Тайм-менеджмент: планирование

Почему один человек постоянно жалуется на то, что ничего не успевает, хотя задач у него раз-два и обчелся, а другой мало того, что успевает сделать в десять раз больше на работе, так после трудового дня еще бежит в тренажерный зал, потом идет в кино, встречается с друзьями, читает книги, гуляет с ребенком и выделяет время на хобби? Как это происходит, ведь у всех нас одинаковое количество времени в сутках?

Ответ очень банален – второй умеет планировать свое время. Поэтому он успевает практически всё. Хотите так же? Учитесь планированию, и тогда и вы сможете стать повелителем времени.

Существует несколько базовых принципов планирования, о них мы сегодня и расскажем.

Планировать нужно письменно

Если вы не записали ваши цели и задачи – считайте, что их нет. Если мы полагаемся только на свою память, то мы не можем оценить эффективность своих временных затрат, это во-первых. А во-вторых – вам придется тратить огромное количество энергии на то, чтобы держать всё это в голове. Говоря компьютерным языком, вы займете всю свою оперативную память, и у вас уже не останется ресурса для выполнения ваших задач.

Поэтому обзаведитесь ежедневником, электронными планнингами – благо, выбор сейчас велик – и для компьютера, и для телефона. И ваш план всегда будет с вами.

С вечера готовьте список задач на завтра. Обозначайте временные рамки для каждой задачи. Крупные задачи делить на мелкие подзадачи.

Тогда с утра вы вместо того, чтобы сонно пить кофе, читая новостную ленту и придумывая, чем же заняться, просто откроете свой план и приступите к работе. Работа со списком заранее запланированных дел увеличит вашу производительность в разы. А какое удовольствие вы получите, вычеркивая выполненные задачи из списка!

Задачи планируются от большого к мелкому, от долгосрочного – к краткосрочному. То есть у вас должны быть не только планы на день и неделю, но и на год, а еще лучше – на 5 лет. И записанные!

Все задачи должны делиться в рамках разных сфер, важных для вас. В ваших планах, кроме работы, должны присутствовать и такие области, как личная жизнь, семья, друзья, финансы, здоровье, досуг и т.п. И важно отслеживать, чтобы всем этим делам уделялось достаточное количество времени. Иначе рано или поздно это аукнется – или здоровье подведет, или в семье могут начаться проблемы, или вы, не отдыхая, как следует, заработаете синдром хронической усталости.

Расставляйте приоритеты

Определите дела главные и второстепенные, важные и не важные, срочные и не срочные. И когда каждой задаче в вашем списке присвоен определенный уровень значимости, вам будет в разы легче вовремя выполнить срочное и важное, не отвлекаясь на мелочи, которые, как известно, никогда не заканчиваются. Для расстановки приоритетов можно использовать метод АБВГД. Суть метода в следующем: каждой группе задач присваивается уровень приоритетности буквами. Так, буква А обозначает, что задачи важные и срочные. Б – что задачи важные, но менее приоритетны, чем А. И так далее. Главное правило: пока не выполнены все задачи с грифом А, не приступать к задачам Б. Ну а задачи В выполняются только после того, как закрыта группа Б. И так далее. Внутри группы приоритетность задач обозначается цифрами: А1, А2 и т.д. Буква Д же в этой системе означает «Долой!» — это малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. И если вы изучите список этих задач внимательно, то, возможно, поймете, что их можно вообще смело вычеркнуть.

Продолжение читайте в следующем номере…