Система финансового планирования жизненно необходима любой организации

Наталья Благородская: «Система финансового планирования жизненно необходима любой организации»

Финансовое планирование необходимо любому человеку и тем более – компании. Без бюджетирования доходов и расходов, планирования текущих трат и расходов на развитие компания не сможет расти и развиваться. Но к сожалению, основам финансовой грамотности нас практически нигде не учат – в отличие от, например, европейских стран, где основы финансового планирования и экономики преподают в школе, и любой школьник понимает, на каких принципах строится его личный бюджет. В России же даже руководители крупных компаний далеко не всегда представляют, как организовать финансовое планирование в организации, вследствие чего страдают они сами, а так же работа и развитие их компаний. Мы попросили специалиста по финансам и работе с банками компании «РосЭнергоРесурс» Наталью Алексеевну Благородскую рассказать нашим читателям о том, как правильно организовать финансовое планирование в компании, как можно оптимизировать расходы и доходы и как проще всего погашать имеющиеся задолженности.

— Наталья, расскажите основные принципы финансового планирования в вашей компании.

— Финансовое планирование в компании строится на тех же принципах, что и личное планирование, только масштабы посерьезнее. Например, при планировании личных финансов мы знаем, что нам регулярно требуется определенная сумма: квартплата, оплата школьных расходов детей, отпуск, подарок на день рожденья, на который мы пойдем на этой неделе… Так и в организации. Только если в личном планировании мы можем не пойти на день рожденья, если у нас нет денег на подарок, то в масштабах организации мы не можем так просто отменить какие-то запланированные траты.

Мы в компании регулярно проводим финансовое планирование, чтобы оперативно видеть движение финансовых потоков и распределять их. Это помогает видеть, где у нас провалы и устранять их, мы вместе решаем, какие статьи расходов в приоритете, а какие можно отложить.

Каждый вторник мы собираемся на совещание с директором и руководителями отделов, утверждаем списки трат на следующую неделю, отчитываемся за предыдущую. Движение счетов у нас отображается в специальной программе, в которой каждый может уточнить, какой платеж запланирован на какое число. Все приходы и расходы денежных средств отображаются в графиках.

Тогда имеется четкое представление о том, где у нас дебиторская задолженность, где кредиторская, когда и сколько нам ждать поступлений, какая где скопилась сумма, которой можем оперировать.

В ближайшем будущем мы планируем запустить проект бюджета доходов и расходов на год, с разбивкой по кварталам и месяцам, чтобы можно было в подробностях видеть все движения денежных средств.

Система финансового планирования жизненно необходима любой, даже самой маленькой организации – только тогда она будет расти и развиваться.

— Какое моменты необходимо учитывать при составлении бюджета организации?

— Для успешной работы компании (да и в личном планировании аналогично) важно, что расходы не должны быть равны доходам, необходимо наличие так называемой подушки безопасности – это сумма, которая позволит не оказаться в финансовой яме, продолжать оплачивать счета вовремя, даже если вдруг какие-то ожидаемые оплаты задержатся. И накопление «подушки безопасности» — это своя отдельная статья перераспределения денежных средств.

В нашей компании мы используем системы фондирования: на все регулярные траты обозначены фонды. У нас рассчитано, сколько в процентном соотношении от всего прихода идет на регулярные траты, и все заходящие деньги автоматически при помощи специальной программы распределяются по фондам. У нас есть фонды заработной платы, налогов, аренды, коммунальных платежей, развития компании, оплаты поставщикам, на непредвиденные расходы и т.д. И эти деньги тратятся именно на эти целевые нужды, и это железное правило, нельзя из фонда заработной платы оплатить корпоратив, например.

И каждый сотрудник компании в курсе движения средств, и у него не создается впечатления, что деньги просто берутся ниоткуда и тратятся непонятно на что – он понимает, сколько уходит на аренду, на коммунальные платежи, на развитие компании, на корпоративы и пр. Мы считаем, что это очень важно – так складывается совсем другое отношение к компании и ее финансам.

— Как правильно расставлять приоритеты в оплате счетов?

— В первую очередь надо оплачивать счета, от которых зависит жизнедеятельность компании: налоги, аренда, коммунальные платежи, заработная плата сотрудникам. Потом оплачиваются кредиты, потом счета – которые мы предварительно проанализировали с точки зрения сроков и важности.

Например, оплата счетов поставщикам – это святое. Также необходимо своевременно закупать товар, который необходим для производства – иначе производственные мощности не будут использоваться, будут простаивать.

При планировании расходов важно учитывать не только горящие счета, но и смотреть немного вдаль – например, если через 3 дня у нас срок оплаты аренды, и в ближайшее время мы не ждем поступлений денежных средств, логично оплатить аренду заранее. Иначе придется в последний день в крайне нервозном состоянии срочно искать деньги – это очень тяжело психологически. А ведь некоторые живут в таком состоянии годами!

— А какие существуют пути решения при появлении кредиторской задолженности, с которой компания не может справиться самостоятельно?

Существуют разные пути выхода из сложившейся ситуации. В первую очередь надо ранжировать долги по степени срочности и важности, составить план выхода из кризиса, график платежей. Начинать надо с самых старых платежей, ведь там начисляется пеня, и сумма долга ежедневно растет.

Зачастую при большой дебиторской задолженности приходится брать кредиты в банке – для получения оборотных средств, в этом нет ничего страшного, главное – подойти к вопросу разумно, тщательно просчитать выплаты, проценты, оценить условия, чтобы кредит не стал для компании кабалой.

Для многих компаний оказывается выгоден факторинг – это трехсторонняя сделка между поставщиком, покупателем и банком. Как это работает? Мы отгружаем продукцию покупателю, предоставляем в банк документы, и банк вместо покупателя перечисляет нам деньги. По сути, банк кредитует нас на какое-то время. Преимущество здесь очевидно – мы получаем свободные оборотные средства, а покупатель в условленный срок переводит денежные средства в банк. Услуги банка оплачиваем мы, а не покупатель, так что для него это ничего не будет стоить, а для нас зачастую такая сделка выгодна.

Некоторым компаниям может помочь овердрафт – такая своеобразная «подушка безопасности». Иногда овердрафт оказывается выгоден и для покупателя, и для продавца – рекомендую рассматривать такую возможность.

— Наталья, какие есть проблемы, сложности при организации системы финансового планирования в организации?

— Самая наболевшая проблема – это дебиторская задолженность. И это не только у нас сложности, тут получается порочный круг: нашим партнерам не платят, они не переводят деньги нам, мы в свою очередь задерживаем оплаты… И задолженность у всех растёт, как снежный ком.

Для решения этой проблемы мы сейчас обращаем особое внимание на порядок ведения документооборота по сделкам. Многие наши контрагенты находятся не в Новосибирске, в связи с этим есть определенные сложности с возвратом документов, бумажными копиями договоров и актов, товарных накладных. И соответственно, мы не можем ни написать официальную претензию, ни, тем более, обратиться в суд. Да и со стороны налоговой инспекции могут возникнуть вопросы. Поэтому мы озвучили проблему перед всеми сотрудниками, объяснили, к чему это может привести Сейчас мы стараемся более четко работать с документацией. Ведь лучше потратить лишнее время при заключении договора, чем потом – при попытке получить свои деньги.

— У вас уже был опыт решения таких конфликтов через суд?

— Да, у нас только в этом году уже 3 суда выиграно, ждем исполнительные листы. Еще одно судебное разбирательство у нас сейчас в процессе.

Разумеется, мы обычно стараемся не доводить до суда и решать вопросы полюбовно, мы дорожим хорошими отношениями с нашими клиентами, понимаем, что сейчас не простая рыночная ситуация. Каждую ситуацию разбираем индивидуально, стараемся войти в положение и договориться без суда. Суд – это последняя инстанция, в которую порой приходится обращаться, когда клиент ведет себя крайне некорректно и другого выхода у нас уже не остается.

— Необходимо ли планировать развитие компании и рост доходов? Или вы делаете финансовое планирование по факту поступления средств?

— Обязательно планируется! Лишних денег, как известно, никогда не бывает. При составлении годового бюджета доходов и расходов мы опираемся на статистику доходов прошлых лет, учитываем ситуацию на рынке, прогнозы на следующий год, общаемся с покупателями, узнаем их планы. Так мы можем спрогнозировать сумму, и стараемся, чтобы наш прогноз совпадал с реальностью. Потом планируем расходы: постоянные и переменные. Рассчитываем в процентном соотношении фонды. И исходя из точки безубыточности определяем, какую сумму мы можем выделить на развитие компании.

Финансовое планирование – это, по моему мнению, панацея для любой компании. Разумеется, для каждой компании оно будет индивидуальным, у всех свои особенности, клиенты, рынок, перспективы. Любую систему нужно корректировать под себя. Многие боятся финансового планирования, думают, что это слишком сложно. Но на самом деле, любой может с этим разобраться.

— Давайте, подведем итог вышесказанному и четко по пунктам еще раз перечислим основы финансового планирования для организации.

— Во-первых, четкое бюджетирование и учет доходов и расходов. Необходимо определить точку безубыточности работы компании, и исходя из нее планировать расходы как необходимые, так и необязательные.

Во-вторых, в соответствии с расходами имеет смысл использовать систему фондирования: чтобы все поступающие деньги автоматически распределялись по целевым фондам, предназначенным на конкретные траты.

В-третьих, строгое финансовое планирование предполагает ранжирование счетов по важности и срочности. Составьте график платежей, исходя из дат в договорах, в счетах – это поможет избежать ситуации просрочки внезапной важной оплаты.

В-четвертых, надо помнить, что неучтенные средства разлетаются мгновенно – поэтому на все суммы должен быть план, даже если они идут на такие необязательные траты, как корпоратив на Канарах. Не будет плана – деньги разойдутся неизвестно куда.

И в заключение хотелось бы пожелать всем успешного финансового планирования и роста доходов!