Мы всегда озвучиваем реальные сроки

Всем известна фраза «Пока гром не грянет — мужик не перекрестится». Такого принципа часто придерживаются в ведении бизнеса и при заключении договоров. А потом мы слышим рассказы про форс-мажоры, обстоятельства непреодолимой силы и прочие «совершенно непредвиденные и неожидаемые» проблемы, из-за которых невозможно выполнить свои обязательства в срок. Но так ли это на самом деле? Можно ли предупредить форс-мажорные ситуации и заранее предусмотреть какие-то действия, чтобы уменьшить риски как свои, так и клиента?

Сотрудники компании «РосЭнергоРесурс» делают все возможное для того, чтобы клиент получил заказанную продукцию вовремя. Мы стремимся, чтобы работать с нами было выгодно и удобно. Разумеется, в любой работе невозможно полностью исключить риски нештатных ситуаций, на которые сложно повлиять. Сегодня мы поговорим о том, какие бывают форс-мажоры в работе специалистов по снабжению нашей компании, и главное – какие существуют способы, чтобы предупредить и избежать подобных ситуаций, а также – что можно сделать, чтобы минимизировать негативные последствия, если форс-мажорная ситуация все же наступила.

Какие бывают форс-мажоры в работе отдела снабжения?

Непредвиденные ситуации на то и непредвиденные, что не всегда удается их предугадать. Бывают вообще неожиданные повороты, когда приходится мобилизоваться всем отделом и совместно искать пути решения. Бывают более привычные причины, которые возникают периодически, и там мы уже знаем, что делать. Как правило, проблемы, которые могут сорвать сроки поставок, возникают по вине поставщика: задержка отгрузки продукции, отсутствие продукции, внезапное изменение цены товара, брак или пересорт и т.п.

С этими, основными, причинами, которые могут сорвать сроки поставок, мы умеем довольно эффективно справляться, у нас уже отработаны алгоритмы решения и пути выхода из ситуации.

Какие же существуют пути решения вышеперечисленных задач?

Решение всегда зависит от ситуации. Давайте разбираться по пунктам.

Чтобы избежать задержки сроков при отгрузке продукции, мы заранее выясняем у поставщика дату готовности продукции к отгрузке, а также совместно с нашим отделом логистики пытаемся разработать оптимальную схему доставки, чтобы привезти товар, как можно быстрее. Обязательно держим в курсе клиента, и, если вдруг возникает угроза срыва сроков, информируем его о возникшей проблеме и о том, что мы делаем и какие шаги предпринимаем, чтобы этого избежать.

Если в процессе работы выясняется, что продукция, которая на момент согласования была в наличии, в настоящий момент отсутствует, мы предпринимаем срочные поиски этого товара, смотрим все возможные предложения на рынке. И выбираем оптимальный вариант.

Если изменяется цена продукции, мы ведем переговоры с поставщиком о возможности снижения цены до требуемой, либо, в случае, когда поставщик не идет на компромисс, рассматриваем варианты аналогов, стоимость которых укладывается в рамки первоначального бюджета. Были даже случаи, когда при замене поставщика получалось значительно снизить расходы клиента.

При задачах, связанных с качеством товара, браком, оперативно связываемся с поставщиком и организовываем замену.

При возникновении нештатной ситуации, требующей каких-то небанальных решений, мы собираемся не только всем отделом, но и со специалистами других отделов для поиска совместного решения. Устраиваем мозговой штурм, во время которого озвучиваются самые разные пути выхода: от реальных до совершенно нелепых. В итоге находим оптимальное решение.

Как вы решаете вопрос с клиентами в случае возникновения форс-мажора?
После того, как появляется информация о возможных изменениях условий поставки, мы анализируем ее и намечаем пути выхода из ситуации, смотрим варианты решения задачи. Следующим шагом является обсуждение сложившейся ситуации с коммерческим отделом, специалисты которого, в свою очередь, транслируют информацию заказчику, и сообщают нам его решение и пожелания.

Как вообще, по вашему мнению, правильно реагировать на форс-мажорные ситуации?

Наверное, самое главное – не паниковать, верить в себя и компанию. Любую проблему можно решить, если подойти к ней с правильной стороны. Мы стараемся всегда мыслить конструктивно. Оцениваем обстановку, привлекаем участников для решения, определяем сроки. И после этого начинаем искать лучшее решение, как и при работе с любой задачей.

Можно ли избежать форс-мажоров и непредвиденных ситуаций? Что вы делаете для этого?

Полностью исключить такие ситуации, к сожалению, невозможно. Но мы делаем всё, чтобы минимизировать их. Работаем над ошибками, прогнозируем и анализируем, чтобы их предотвратить. Ищем альтернативных поставщиков, рассматриваем варианты новой продукции.

Но… Ведь если не будет нестандартных задач, которые требуется решать, то и не будет развития, ни в профессиональной сфере, ни в личной. Мы как раз и занимаемся задачами, которые невозможно поставить «на поток», — в них всегда значительную роль играет человеческий фактор. Работа над такими, непростыми задачами помогает приобрести ценный опыт, на основе которого мы постоянно улучшаем качество своей работы и делаем все возможное, чтобы свести форс-мажоры к минимуму.

Существуют ли какие-то принципы, правила в вашей работе, которые позволяют не срывать сроки?

Существуют. Мы всегда озвучиваем реальные сроки поставки и оперативно предпринимаем необходимые действия.

При решении форс-мажорных ситуаций очень большое значение имеет репутация компании и личные взаимоотношения с поставщиком. Важно сделать так, чтобы поставщик сам старался сделать все возможное и невозможное для выполнения своих обязательств. Это все получается только при взаимном уважении, честности и симпатии. Вам понравится работать с людьми, которые вас обманывают, не держат слово и просто скрываются или избегают общения просто потому, что им не хочется хорошо выполнять свою работу? Вряд ли. Это и можно назвать принципами, только, к сожалению, у всех они разные.