Электронный документооборот – для чего он нужен?

Электронный документооборот (ЭДО) появился не так давно, но стремительно набирает популярность. И это неудивительно, так как с проблемой невозврата документов организации часто сталкиваются, а ЭДО решает эту проблему.

Финансовый директор ПО «РосЭнергоРесурс» Людмила Качанова рассказала нам о преимуществах работы в системе электронного документооборота и о том, как начать эту работу.

— Что такое электронный документооборот компании?

— Традиционно документооборот ведется в бумажном виде — любой фактор работы компании отображается на бумаге: все, от реализации товаров до внутренних распоряжений по компании и приказов директора. Суть электронного документооборота в том, что абсолютно все документы компании — как внутренние, так и внешние, хранятся в электронном виде, заверенные электронно–цифровыми подписями. То есть эти электронные документы имеют такую же юридическую значимость, как и бумажные, но при этом экономятся деньги, время, силы, место для хранения.

Электронные документы, заверенные электронной цифровой подписью, принимает налоговая инспекция, любые учреждения, в том числе — суды.

Электронный документооборот, как и бумажный, делится на внешний и внутренний. Внешний — это связь с контрагентами: документы по реализации, счета– фактуры, договоры и т.п. Обычно документы пересылаются через специализированного оператора электронной связи. Внутренний документооборот может быть реализован с помощью электронных средств — например, в «1С» или «Битрикс».

В электронном документообороте могут участвовать любые документы. Юридически, документы, заверенные электронной подписью, имеют равную с бумажными документами силу.

— В чем преимущество ведения документооборота компании в электронном виде?

— Это очень удобно в использовании и заметно экономит финансы. Не нужно хранить кучу бумаг, выделять специальное место под архив, если понадобится найти какую–то бумажку, перерывать весь архив и т.д. Все документы хранятся в электронном виде, подписанные электронной подписью. Соответственно, идет сокращение расходов на содержание бухгалтерии, затрат на создание документа, который надо распечатать, подписать, купить для него конверт и марки, сходить на почту, отстоять там очередь, потом оплатить пересылку и через несколько недель контрагент получит бумаги.

Например, затраты на отправку пакета документов почтовым письмом составляют примерно 35 руб., а стоимость одной отправки того же пакета документов электронно составляет 7 руб. Экономия – в пять раз дешевле! Причем, если вам нужно только поставить электронную подпись на входящий документ, например, от поставщика, то в этом случае ваша компания ничего не платит.

В электронном же виде подписанный документ будет у клиента уже через несколько минут при минимуме затрат сил, времени и денег. Письмо формируется в «1С», заверяется электронной подписью должностного лица и отправляется через оператора электронных данных, они высылают обратно уведомление о статусе письма: доставлено, подписано, на рассмотрении или отказ.

Все документы сохраняются на серверах операторов электронных данных, они несут за это полную ответственность. Получить доступ к любому документу можно через свой личный кабинет. Доступ настраивается — то есть каждый сотрудник организации имеет свой уровень доступа к документам в зависимости от его полномочий.

— Какие шаги следует предпринять компании, чтобы начать работать в системе электронного документооборота?

— Процедура оформления достаточно простая. Надо обратиться в специализированную организацию — удостоверяющий центр по выпуску электронных подписей. Для того, чтобы получить электронную подпись необходимо предоставить пакет документов (копию паспорта, СНИЛС, ИНН) и оплатить услугу. Через 1–2 дня они выдадут электронный ключ с цифровой подписью. Это может быть специальный ключ или подпись просто записывается на флэшку. Второй вариант более простой и дешевый, но менее защищенный.

После этого необходимо уведомить своих контрагентов, что вы начали работать в системе электронного документооборота, и начинаем обмениваться документами.

— На что рекомендуете обращать внимание при выборе оператора электронного документооборота?

— Существует несколько крупных операторов, у них могут различаться условия и стоимость. Но главное — надо смотреть, с каким оператором сотрудничает большинство ваших клиентов и партнеров. В компании РосЭнергоРесурс ЭДО внедрен и мы работаем с такими операторами как СБИС и системой Контур.Диадок. Также можем настроить и осуществить передачу информации и с другими операторами.

Рано или поздно на электронный документооборот перейдут все. Это выгодно экономически. Это избавляет от необходимости посещать почту. Это избавляет от риска потери документов. С электронными документами все значительно быстрее и проще.

12.02.2019 г.